Overheden uitgelicht
Voor verschillende overheden werkte ik als projectcoördinator en projectondersteuner.
Hieronder een kleine greep uit de lange lijst:
Voor deze gemeente heb ik aan meerdere projecten gewerkt.
Project 'Ondergrondse containers'
Gemeente Alphen aan de Rijn liet ondergrondse afvalcontainers plaatsen binnen Alphen en een aantal deelgemeenten. Als projectcoördinator was ik betrokken bij de voorbereiding, uitvoering en nazorg van dit project en verantwoordelijk voor het organisatorisch en administratief beheer.
Ik verzamelde de benodigde informatie over de ondergrond (kabels/leidingen enz), initiëerde en onderhield de contacten met alle stakeholders (intern en extern), was aanspreekpunt voor verschillende betrokkenen en verstrekte procedurele en inhoudelijke informatie. Ik stelde de planning op, bewaakte deze, verzorgde de content voor de officiële bekendmakingen op de gemeentelijke website, bereidde de besluitvorming voor, hield de projectdocumentatie compleet en up-to-date. Samen met een jurist handelde ik de juridische procedures af: opstellen nota zienswijzen, (mede) opstellen van verweerschriften n.a.v. beroep procedures bij de Raad van State, (waarvan tot op heden alle zaken zijn “gewonnen”).
Project ‘professionalisering Vastgoed”
Binnen de gemeente was er behoefte aan een centraal inzicht van alle huidige en in het verleden afgesloten vastgoedovereenkomsten. Als projectcoördinator inventariseerde ik wat voor vastgoedovereenkomsten er door welke afdelingen zijn afgesloten. Door het verzamelen en vergelijken van de gegevens en het boven water krijgen van oude overeenkomsten, kon er gestuurd worden op de facturering en zijn er ‘quick wins’ behaald.
Ik zocht actuele informatie van vastgoedovereenkomsten in verschillende bronnen zoals de verschillende applicaties van de afdeling archief, papieren dossiers, ik spoorde relevante persoonlijke archieven en e-mails bij verschillende afdelingen op, beoordeelde informatie uit cartografische systemen en vroeg notariële akten op via het kadaster.
Daarnaast was ik betrokken bij het implementatietraject van het Vastgoed Informatie Systeem, wat momenteel wordt gebruikt bij de gemeente. Mijn rol was o.a. ondersteuning bij het vertalen van de requirements van de gemeente naar functionaliteit in het systeem. Hierbij vond veel afstemming met de leverancier plaats.
Herinrichten en optimaliseren van officemanagement
Na een reorganisatie werden verschillende secretariaten samengevoegd tot 1 officemanagement. Mij werd gevraagd om in de praktijk mee te lopen, naar bestaande werkprocessen en procedures te kijken en verbetervoorstellen te doen met als doel een goede onderlinge werkverdeling te realiseren. Verder was het mijn taak om een opzet te maken van een nieuwe gestandaardiseerde werkwijze en deze te implementeren.
Kennisbank
Gemeente Purmerend had een softwarepakket aangeschaft wat als kennisbank diende voor medewerkers van haar klantcontactcenter, wat ingericht en gevuld moest worden. Ik adviseerde de gemeente over de inrichting en plaatsing van de benodigde gegevens, gaf on the job training aan de eindgebruikers van het systeem en was contactpersoon tussen de eindgebruikers en de leverancier van de applicatie.
Daarnaast waren mijn taken:
- inventariseren en analyseren van bestaande content
- bundelen kennis en informatie uit hele organisatie
- verifiëren van informatie
- plaatsen van content in de nieuwe applicatie
- content beheer: contact onderhouden met de leverancier betreft technische problemen evenals gewenste functionaliteiten
- doen van aanbevelingen voor het up-to-date houden van content
- redactioneel werk
Contractbeheer
Na een reorganisatie werden alle administratieve werkzaamheden ondergebracht bij een nieuw team. Een deel van de administraties moest doorgelicht en gestructureerd worden. Voor deze opdracht inventariseerde ik alle bestaande administraties, ik zocht naar de benodigde overeenkomsten tussen de administraties, ik maakte verbetervoorstellen voor het bijhouden hiervan, stelde werkinstructies op en zette een eenduidig registratiesysteem op.
Daarnaast maakte ik de (o.a. administratieve) gegevens van de lopende contracten inzichtelijk met als doel transparantie en kostenbesparing. Ik verzamelde gegevens bij vele afdelingen en medewerkers, maakte de informatiestromen en werkprocessen inzichtelijk, maakte wijzigingsvoorstellen n.a.v. geconstateerde verbeterpunten uit de praktijk, gaf vorm aan de nieuwe situatie, beschreef de operationele procedures en werkinstructies in nauw overleg met alle afdelingen en zette één centrale gestandaardiseerde administratie op, waardoor er aanzienlijke kostenbesparingen werden gerealiseerd.
Het leverde betere inzichten op in onder meer de kosten, de looptijden van contracten, inzage binnen welke afdelingen administraties bijgehouden werden, welke contracten werden afgesloten, etc.
